Présentation générale de la conformité

Cette présentation générale expose notre approche et certaines des protections spécifiques que nous utilisons pour respecter la conformité. Cela n’est en aucun cas exhaustif, mais vise à illustrer notre méthode et nos capacités.

Il est utile de considérer notre approche en trois parties: L’admissibilité du Conseiller (contrôles centrés sur nos Conseillers), la conformité au projet (contrôles pour soutenir des projets individuels) et la surveillance (la propre surveillance et les propres outils de Guidepoint que nous fournissons à nos clients de conformité pour permettre la surveillance en temps réel des interactions de leurs entreprises avec des experts).

a.  Admissibilité du Conseiller

Règles de prudence
Guidepoint a mis en œuvre des règles de prudence qui doivent être adoptées par chaque Conseiller avant de mettre en place une consultation. Ces règles ont été conçues pour fournir à nos Conseillers des limites précises et elles abordent directement de sujets sensibles tels que les essais cliniques, les employeurs et les concurrents. Examinez un récapitulatif des règles clés et une copie complète de l’accord juridique entre Guidepoint et ses Conseillers, appelés Modalités de Guidepoint Global Advisors pour plus de détails.

Instruction
Guidepoint informe ses Conseillers sur la conformité, avec une explication écrite et un didacticiel obligatoire que chaque Conseiller doit examiner après avoir rejoint Guidepoint Global Advisors, et le réalise au moins une fois par an. Nous fournissons des précisions supplémentaires via un récapitulatif des règles clés et des réponses de la foire aux questions.

Vérifications des antécédents
Guidepoint réalise des vérifications des antécédents régulières en utilisant un service de renseignements du risque sur tous les nouveaux Conseillers et un échantillonnage important de Conseillers ayant réalisé des consultations à travers Guidepoint. Cette vérification comprend notamment les antécédents criminels aux États-Unis et dans les juridictions étrangères, et certains antécédents civils, notamment des mesures d’exclusion de la FDA des États-Unis et d’inclusion dans le système de liste des personnes exclues de l’Administration américaine des services généraux (GSA).

Opposition expresse de l’employeur
Guidepoint n’utilisera pas d’employés d’une société qui, d’après Guidepoint, empêche ses employés de participer aux consultations. Ces sociétés sont enregistrées dans le registre de bases de données des employeurs de Guidepoint Global. Les Conseillers qui sont employés d’une société ajoutée au registre de bases de données des employeurs, ou ses filiales, sont automatiquement désactivés à partir du réseau de Guidepoint. Les Conseillers restent désactivés jusqu’à ce que Guidepoint soit informée et confirme que le Conseiller ne travaille plus pour la société enregistrée dans le registre.

Suivi des sociétés
Guidepoint utilise un service d’information d’entreprise tiers qui transmet des données, notamment des filiales de sociétés dans notre plate-forme informatique, pour nous aider à appliquer des règles de conformité.

b.  Conformité de projet

Examen du responsable de projet
Au début de chaque projet, un responsable de projet examine la demande du Client pour déterminer si les Conseillers et les informations demandées sont conformes aux règles de Guidepoint. Les responsables de projet peuvent demander des informations supplémentaires auprès des Clients et Conseillers pour approuver les demandes, et consulteront les départements juridique et de la conformité de Guidepoint si nécessaire.

Protocoles clients personnalisés
Les Clients peuvent choisir d’appliquer des protocoles de conformité supplémentaires sur mesure. Ces protocoles ont inclus des règles de qualification, la pré-approbation des agents de conformité clients, et les affirmations et/ou questions auxquelles les Conseillers doivent répondre avant de pouvoir les ajouter à ce projet de Client particulier. Généralement, ces règles sont automatisées dans la plate-forme informatique de Guidepoint et les Clients peuvent suivre la conformité en ligne.

Réaffirmation de conformité avant chaque projet
Pour accepter un projet, un Conseiller doit réaffirmer qu’il réalisera une consultation en conformité avec les Modalités de Guidepoint et ne divulguera pas d’informations confidentielles.

Automatisation de la conformité client personnalisée
Notre plate-forme informatique exclusive ne permettra pas aux responsables de projet de passer à l’étape suivante dans le workflow des projets jusqu’à ce qu’ils aient réalisé tous les examens de conformité et obtenu toutes les approbations de conformité client nécessaires.

Les Conseillers sont payés s’ils mettent fin à une consultation pour des raisons de conformité
Nos Conseillers sont obligés de mettre un terme à une consultation dans laquelle ils pensent être sollicités pour enfreindre nos règles de conformité et de le signaler immédiatement à Guidepoint. Le cas échéant, ils sont payés pour une consultation complète, quelle que soit sa durée.

c.  Audit et examen

Examen et suivi systématiques
Outre nos responsables de projet, nous employons une équipe d’employés de conformité à temps plein. Cette équipe examine un échantillonnage de projets à plusieurs étapes, en cherchant des violations potentielles des règles de conformité de Guidepoint, ainsi que d’autres questions qui demandent un examen approfondi. Le cas échéant, ils assurent le suivi auprès des Conseillers et/ou des Clients. Les personnes qui enfreignent nos règles peuvent — et ont été — retirées de notre service.

Plate-forme informatique exclusive
Nous avons investi des millions de dollars dans une plate-forme informatique exclusive qui permet d’examiner les projets à toutes les étapes et fournit une piste d’audit complète des demandes, des communications et des consultations.

Interface de projet client
Notre interface client donne au Client une visibilité en temps réel du personnel de conformité et un contrôle de l’utilisation de nos services par la société, notamment la pré-vérification des consultations et l’audit des réponses d’examen de la conformité.